por Prof. Alberto Costes

¿Que es una Base de Datos?	Tablas
Campos y Registros	Crear una Base de Datos

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, como así también de los usuarios que tiene; una clínica, de sus pacientes y médicos; una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un  gestor  de  base  de  datos  es  un  programa  que  permite  introducir  y  almacenar  datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información como pueden ser: totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

Introducir datos

Almacenar datos

Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad  de  datos  aumenta,  han  de  cambiar  las  herramientas.  Se  pueden  usar  carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a las computadoras, aunque las operaciones siguen siendo las mismas, la rapidez a la hora de obtener resultados es mejor.

¿Que objetos podemos encontrar en Access?

Tablas

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de
tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en una lista de contactos:

En esta lista nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Organizarlo de esta forma hace que sea más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Campo y Registro

En la lista en terior podemos ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las  que  hemos  desglosado  la  información o sea las columnas (Nombre, dirección y teléfono), se  le  denomina Campo,  y  al  conjunto formado por todos los registros se los denomina Tabla.

Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.

Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.

Informes
Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.

Macros

Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el usuario.

Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta.

Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.

Módulos

Los  módulos  permiten  ampliar  las  posibilidades  de  Access.  Con  ellos  se  pueden  hacer procedimientos  y  funciones  que  no  estén  ya   creados  en  Access  para  efectuar  distintas operaciones en la base de datos.

Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic, que escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los manuales completos en el caso de querer crear módulos.

Todos los objetos anteriores están organizados en Access en la ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:

Crear una base de datos.

Debemos hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla. Si el panel no lo podemos ver haremos clic en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo. O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

Observar como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en,

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Crear.